Školní nábor je ve své podstatě regulérní marketingová kampaň. Má svůj cíl, harmonogram i rozpočet. Přesto stále na většině škol převažuje přístup založený spíše na tradičních postupech, které se dají poměrně snadno zefektivnit.

Náborová kampaň školy má stejné mantinely jako všechny ostatní kampaně – marketingové, sociální i politické: nakonec se vždy jedná o krizový management zdrojů: lidského kapitálu, času a financí. Ničeho z těchto komodit nebudete mít dost. Proto je potřeba si od začátku vše detailně naplánovat. Zabráníte tak hned několik krizovým situacím najednou.

Tou první je možnost, že aktivit naplánujete jednoduše hodně. Každý, kdo někdy nábor zažil, dobře ví, že obsahuje neskutečné množství malých úkolů, které je potřeba zařídit – od zveřejnění klíčových příspěvků na Facebooku, po sladký dáreček pro výchovné poradce. Pokud nebudeme mít nad kampaní kontrolu, může se nám snadno stát, že naplánujeme aktivit výrazně více, než je schopný náš školní tým kapacitně i časově pokrýt. Může se poté snadno stát, že sice na Facebooku poběží reklama, ale návštěvníci budou narážet do virtuální zdi, protože váš web nebude na nenadálé zájemce dobře připraven.

Dalším důvodem je vytváření rezervy v kapacitách, která se jistě bude hodit pro dopilovaní materiálů školy, nebo pro případ, že nějaký kolega onemocní, či nastanou jiné neočekávané události. Když víte, kolik máte času i lidských kapacit, můžete snadno v krizové situaci pozornost soustředit na to, co je skutečně důležité (nebo na prvek kampaně, který vám přinese největší benefity vzhledem k vynaloženým zdrojům).

Každý vedoucí náboru (kampaně) musí zvažovat hned několik rovin:

• kolik mám prostředků celkově
• kam je vložím
• kdy to bude
• kdo to udělá

Pojďme se povídat na jednotlivé bloky popořadě.

1. Kolik mám prostředků celkově

Nejzásadnější je uvědomit si, s čím můžete při sestavování kampaně počítat. Jak to zjistíte? Kolik máte financí vám řekne vedení školy. Kolik máte času bude záležet samozřejmě na tom, kdy začnete svůj plán sestavovat (doporučujeme nejpozději v druhé polovině září). A kolik máte lidských kapacit (počítáno v člověkohodinách) zjistíte jednoduše tak, že si sestavíte tým, který se bude na náborové kampani podílet.

Týmem rozumíme cokoli od dvou lidí nahoru. Existují školy, kde 90 % kampaně odpracuje jeden člověk, ale většinou se na aktivitách podílejí alespoň tři lidé. Zde je potřeba si uvědomit, kolik času  (v hodinách) za týden můžete náboru věnovat vy a kolik kolegové. Sečtěte kapacity všech vašich týmových kolegů a získáte vaše celkové kapacity za týden. Možná se budou moci někteří vaši kolegové do kampaně zapojovat každý druhý týden, nebo nárazově – zkuste jejich kapacity započítat jak nejlépe dovedete. Počítejte s dovolenýma i dalšími plánovanými absencemi.

Jednotka jednoho týdne je rozumné měřítko pro naše potřeby – kvůli plánu kampaně i kvůli pravidelným týdenním schůzkám. Ale o tom až za chvíli.

2. Kam budu prostředky investovat?

Sezvěte si kolegy a udělejte si brainstorming. Zamyslete se nad tím, které všechny aktivity obvykle během náboru děláte a které byste rádi přidali. Nejsnadnější bude, když si na začátek vypíšete klíčové body vaší kampaně, jako jsou návštěvy na základních školách, burzy, dny otevřených dveří či přijímací zkoušky (ano, i ty lze pojmout způsobem, kdy žáka získáváte) či zasílání děkovných dopisů po podání zápisového lístku.

A nyní zkuste u každé této klíčové části vypsat pod sebe všechny aktivity, které musíte zajistit, aby vše proběhlo podle vašich představ – a skutečně nevynechejte vůbec nic. Je toho opravdu hodně – od úpravy webových stránek, přes rozeslání emailingu, předpřipravení tiskovky, nachytření kolegů až po zajištění občerstvení. Nezapomeňte ani na převoz různých věcí, hovory s grafikem a váš čas na management a pravidelné týdenní schůzky s týmem.

Výborně. Měli byste se dívat na poměrně dlouhý seznam. A teď ke každému bodu zkuste do závorky dopsat počet hodin, kolik vám tato činnost zhruba zabere času. U některých aktivit to budete vědět přesně, ale jinde se bude jednat o odhady. Pokud nevíte, raději počítejte s více hodinami. Všechny hodiny v závorkách sečtěte.

Teď nastává důležitý okamžik – podívejte se na počet člověkohodin, které jsme získali v bodu 1 a srovnejte to s počtem hodin, ke kterému jste se právě dopracovali v bodu 2. Právě jste buď zjistili, že máte větší kapacitu, než jak náročnou plánujete kampaň, nebo opačný problém – počítáte s více aktivitami, než kolik zvládnete.

A to jsme ještě nevzali do úvahy to, že někteří naši kolegové mají speciální schopnosti (rozumí webu, umí vytvářet grafiku…), proto ne všechny činnosti jsou volně přenositelné na všechny členy týmu. Cílem této operace bylo zjistit náhled na kampaň z odstupu – pakliže máte k dispozici více kapacit, můžete se věnovat větším detailům. Pokud máte méně kapacit, je potřeba kampaň osekat tam, kde to bude nejméně bolet.

3. Kdy budeme jednotlivé aktivity dělat?

A tady přichází na řadu ta nejzajímavější část – jednotlivé aktivity je potřeba seřadit v čase. K tomu budeme potřebovat plán kampaně, nejlépe rozfázovaný po týdnech. Ideální variantu představuje využití tabulek Google Sheets (součástí Drive), protože k nim může mít přístup více lidí a především nikde nekončí, takže je snadno budete rozšiřovat.

Z naší zkušenosti ovšem vyplývá, že ne všichni učitelé rádi pracují s online tabulkami, proto určitě neuděláte chybu, když si místo tabulky na internet pověsíte whiteboard (tabuli na fixy) na zeď v místnosti, kde se často vaši kolegové pohybují. Existují i speciální whiteboardy s předkreslenými políčky pro využití jako kalendář, ale ty jsou jednak poměrně drahé a možná vás budou časem omezovat.

Výrazně levnější alternativou jsou speciální fólie, které mají povrch podobný whiteboard tabulím, drží na zdi bez použití lepidel a dají se snadno odstranit nebo přemístit. Tyto fólie se prodávají v rolích podobně jako alobal, jen jsou obvykle předpřipravené k otrhnutí v blocích. Z těchto bloků si můžete sestavit libovolně velkou tabuli, nebo použít menší plochy např. k vytváření seznamu úkolů. Trvalejší variantou je poté výrazně pevnější nalepovací fólie, která je určená k přilepení natrvalo.

Ale zpět k plánu. Záhlaví je vyhrazeno pro časovou osu. Doporučujeme začátky jednotlivých týdnů označit konkrétním datem. Řádky jsou poté vyhrazeny pro jednotlivé úkoly, přičemž dobrá praxe je úkoly tematicky seskupovat po logických celcích. To, kdy se budou jednotlivé úkoly realizovat, označte datem. Pakliže jde o dlouhodobé aktivity, nebo ještě datum nevíte, udělejte v daném políčku křížek. Ve školních kampaní známe spoustu důležitých termínů dopředu, proto klíčové týdny vašeho náboru označte podbarvením.

V ideální situaci nejste na náborovou kampaň (popřípadě komunikaci školy) sami, v takovém případě má smysl rozdělit úkoly dle kompetencí. A právě k tomu je podobný plán jako dělaný, protože třídní učitelka vyznačí do plánu výlet své třídy do zahraničí, čímž dá vědět člověku, který se stará o web a sociální sítě, že na daný týden má téma komunikace jasné.

4. Kdo to udělá?

Tady samozřejmě bude velmi záležet na tom, v jaké situaci je vaše škola. Z naší zkušenosti vyplývá, že existují školy, kde se v podstatě o veškeré aktivity stará jeden aktivní člověk, přičemž se ještě setkává s pochybovačnými reakcemi okolí. Víme ale také, že existují školy, kde se na náboru podílí skutečný tým sehraných lidí, kteří podobné plány intuitivně vytvářeli sami již v minulosti – sice ne tak do detailu, ale mají podobnou praxi již zajetou.