V kůži tajného návštěvníka. Jak vypadá Audit dne otevřených dveří?

Aneta KošíkováMarketingové tipy

než zazvoní

S podzimním obdobím přichází sezóna dnů otevřených dveří. Jak ukazuje náš nejnovější průzkum, více než 80 % dotazovaných škol plánuje v tomto školním roce uskutečnit dva a více dnů otevřených dveří. Zároveň je však považují za jednu z největších výzev v marketingu školy. Mít perfektní den otevřených dveří se totiž vyplácí – podle loňských deváťáků byl nejdůležitějším důvodem pro volbu jejich střední školy.

Každá škola má již zaběhnutý koncept, jakým své dny otevřených dnů realizuje, či naopak každoročně experimentuje s novinkami. Ať tak či onak, Vaším prvořadým cílem je uspokojit všechny Vaše návštěvníky. Jste si Však jistí, že Váš osvědčený tradiční postup je opravdu to pravé pro uchazeče? Či zda novinky v programu Vašemu dni otevřených dveří prospěly? Nejjednodušším způsobem jak tyto informace ověřit, je Audit dne otevřených dveří.

Mystery shopping

Mystery shopping (či metoda tajného zákazníka) je ideálním způsobem ověření, zda Vaše služby pro návštěvníky fungují bezchybně. Spočívá v hodnocení nezaujatého odborníka s tajnou identitou, který navštíví Váš den otevřených dveří a dle předpřipraveného scénáře vyzkouší a zhodnotí, zda odpovídá požadavkům zájemců o Vaši školu. Audit Dne otevřených dveří jde ještě dál a má přidanou hodnotu – kromě samotné akce se soustředí i na zhodnocení událostí předcházejících a následujících po dni otevřených dveří.

Jaké jsou úkoly tajného návštěvníka?

  • V první části se Audit zaměřuje na aktivity předcházející dni otevřených dveří – tedy propagaci události na webu či Facebooku školy. Vyhodnotí se nejen dostatečnost informací, ale i třeba kvalita zpracování pozvánky či termínu akce.
  • Přistupuje se také k tzv. mystery callu – tedy zjištění kvality informací o dni otevřených dveří přes telefonní spojení.
  • V rámci návštěvy tajného zákazníka na škole se spíše než zajímavost programu hodnotí kvalita služeb a poskytovaných informací. Zjišťuje se tak třeba i značení budovy a cesty pro usnadnění dopravy návštěvníků do školy.
  • Samozřejmostí je také analýza interakce s přítomnými zástupci školy, a to včetně dostatečnosti poskytovaných informací, vystupování či vstřícnosti zaměstnanců školy či žáků.
  • Součástí Auditu dne otevřených dveří by mělo být i vyhodnocení kvality poskytnutých tištěných materiálů, jako jsou například letáčky, a to z grafické i informační stránky.
  • V poslední části Auditu se analyzují akce, které následují po návštěvě dne otevřených dveří – tedy jaká je atraktivita follow-up aktivit, či zda k nim vůbec došlo.
  • Výsledkem celého auditu bývá závěrečná zpráva – ta obsahuje výše zmíněná témata, jejich vyhodnocení a následné doporučení pro vylepšení služeb.

Dny otevřených dveří jsou Vaší jedinečnou šancí jak přilákat nové tváře do školních lavic. Neměli byste ji promarnit. Audit dne otevřených dveří Vám pomůže zviditelnit silné stránky, zpevnit slabá místa v programu a vyšperkovat Váš Den D k dokonalosti.