Srpen
V srpnu byste měli sestavit či aktualizovat náborový tým, nejpozději v přípravném týdnu – typicky jde o skupinu 3-5 lidí s jedním vedoucím, kteří se starají o hladký průběh celého náboru. Nejdůležitější jsou jasně rozdělené role, tedy odpovědnosti za část kampaně. Typicky mívají školy následující role:
- Vedoucí náboru, analýza dat
- Sociální sítě
- Obsahový marketing, správa webu
- Kontaktní kampaň (dny otevřených dveří, burzy, veletrhy, návštěvy ZŠ, projektové dny...)
- PR a média
Pakliže je vás málo, bude jeden člověk zastávat více rolí současně. Lidé zodpovědní za jednotlivé části kampaně nemusí být v realitě ti, kteří danou část sami odpracují, ale zodpovídají za to, aby vše proběhlo správně. Např. člověk zodpovědný za sociální sítě nemusí sám nafotit a napsat všechny statusy, ale zodpovídá za to, že příspěvky budou pravidelně přibývat a za kvalitu těchto výstupů. Stejně tak člověk pro Kontaktní kampaň neodpracuje dny otevřených dveří sám.
Nepodceňte organizaci
Hned na začátku si nastavte jasná pravidla: tým se schází optimálně každý týden, nejhůře 1x za 14 dní, a to vždy ve stejném čase a na stejném místě. Školy, které toto nezvládnou zařídit a zakomponovat schůzky do ostatních povinností, se posouvají řádově pomaleji. Domluvte si také, jak spolu budete komunikovat - skupina na WhatsAppu pro rychlou výměnu informací a fotek, e-mail pro věci, které mohou počkat 1 pracovní den.
Dalším krokem je vytvořit si plán náboru – v tabulce si po týdnech zaznačte, kdy se co děje a kdo je za to zodpovědný. V jakýkoliv okamžik náboru se tak můžete podívat, co vás čeká a zda máte všechno připravené. Zároveň zkontrolujte, že plán dává smysl a jednotlivé kroky na sebe navazují (např. je lepší jezdit na ZŠ před DOD, neboť žáky můžete zvát do školy).
Zkontrolujte, že máte správně nastavené sociální sítě – Facebook a Instagram jsou v dnešní době nutností. Naučte se používat Meta Business Suite a pokud chcete inzerovat, nastavte si Facebook Business Manager. Na Facebooku budete informovat, co se chystá, co se stalo a sdílet fotografie. Instagram je jakýmsi památníkem školy. Respektujte pravidla těchto sítí.
A poslední věcí, co udělat v srpnu, je aktualizovat webové stránky školy – aktualizovat data dnů otevřených dveří, schovat obory, které nebudete otevírat, zkontrolovat kontakty apod. Web je nejdůležitějším nástrojem náboru – každý uchazeč se tam podívá minimálně jednou. Jeho kvalitu a aktuálnost nesmíte podceňovat.
Září
První věcí, co byste v září měli udělat, je dotazník pro prváky. Zeptejte se jich, proč šli na vaši školu, čeho se obávají, co by chtěli naopak zažít, zda byli na dnech otevřených dveří apod. Nebo si dotazník stáhněte od nás z marketingových tipů.
Připravte si profesionálně zpracované letáky. Letáky dáváte do rukou desítkám uchazečů a lidé dělají rychlé závěry – máte černobílý textový leták vytištěný na školní tiskárně? Tak to jste jen vyhodili peníze. Potřebujete profesionálně zpracovaný, plnobarevný leták s bezokrajovým tiskem s fotografiemi. Pro zajímavost - tisk letáků v tiskárně na letákový papír stojí od 1,5 Kč.
Připravte se na veletrhy a burzy – jako první krok vyhodnoťte úspěšnost minulých let. Kolik lidí jste oslovili, kolik lidí z daného regionu pak podalo přihlášku? Možná na nějaké veletrhy nemusíte jezdit a peníze, co ušetříte, vložte do on-line inzerce. Stejně tak zhodnoťte výjezdy na ZŠ. S jednou školou jsme zrušili 70 % výjezdů na školy a nijak to neovlivnilo počet přihlášek, škola ale ušetřila stovky hodin a ohromné prostředky. Pro kontaktní kampaň si připravte skvělou prezentaci, letáky a cíl – chcete žáky dostat do školy na web, nechtějte po nich hned přihlášku.
Nakonec se připravte na dny otevřených dveří. Termíny už máte, teď nastal čas na obsah – co tam budete dělat? Jak se dostat do televize? Kdo bude školou procházet? Na tohle všechno musíte získat odpovědi. Den otevřených dveří je nejdůležitější kontaktní část kampaně. Uchazeč průměrně navštíví pouze 2 dny otevřených dveří, když to nepokazíte, máte přihlášku. A pokud chcete mít skvělý den otevřených dveří, přijďte k nám na školení.
Zkuste udělat i den otevřený dveří on-line a ten sdílejte na Facebooku a YouTube (ne na Teams!). Není to těžké a díky síle sociálních sítí oslovíte tisíce lidí, kteří by na klasický den otevřených dveří nikdy nepřišli. Máme nové školení, kde vás provedeme tvorbou i propagací on-line dnů otevřených dveří.
V září také doporučujeme spustit on-line kampaně. Pokud chcete více uchazečů (ať potřebujete naplnit třídu, nový obor nebo chcete mít kvalitnější žáky), čím více lidí o vaší škole bude vědět, tím více přihlášek získáte. A právě on-line kampaně jsou nejlepším nástrojem, jak o vaší škole dát vědět. Z naší zkušenosti v současnosti fungují nejlépe kampaně na Instagramu a Google, za zvážení ale stojí také Facebook a TikTok.
A zvažte také tvorbu propagačních fotek nebo videa. Čím lepší fotky máte, tím lepší první dojem na těchto kanálech uděláte. A opět platí – lidé si dělají názor na věci během několika sekund, takže správnými fotkami jim můžete pomoc v tom udělat si na vaši školu dobrý názor. Video je v dnešní době nejefektivnější dálkový nástroj, jak předávat informace a emoce. Pro jednu školu jsme letos dělali video a mělo takový úspěch, že o 2 měsíce později nás škola požádala o druhé.
Říjen–Prosinec
Připravte se na realizaci dnů otevřených dveří. Protože je máte nachystané, je to pro vás hračka. Doporučujeme dny otevřených dveří dělat ve dny, kdy je má konkurence (čím větší konkurenční škola, tím větší výhoda pro vás). Z naší zkušenosti jsou nejlepší 2-3 dny otevřených dveří off-line a 1 on-line. Nezapomeňte také na to, že jeden termín by měl být o víkendu!
Buďte na těch největších veletrzích vzdělávání v kraji – účast na nich je pro vás povinnost. U těch menších pak analyzujte, zda se vám vyplatí jezdit (nezapomeňte, že i pokud jsou tyto burzy zdarma, stále na ně máte nemalé náklady v podobě mezd, cesty, materiálů apod.) nebo raději čas využijete jinak (třeba psaním článků).
Leden
Máte maturitní obory? Pak doporučujeme udělat kurz k přijímačkám. Udělejte on-line nebo off-line verzi (nebo kombinaci) a budujte vztah s uchazeči. Skvělou variantou je streamovat kurz naživo na sociálních sítích pro všechny a zdarma.
Na konci ledna či začátku února je vhodná doba pro finální den otevřených dveří. Od listopadového dne jste oslovili desítky dalších uchazečů a byla by škoda, kdyby se nemohli přijít podívat do školy.
Únor
Z pohledu Než zazvoní nejdůležitější měsíc, kdy už ale většina škol nic nedělá. Měli byste připomínat blížící se termín přijímaček, znovu oslovit všechny oslovené a připomenout se všem, kteří by k vám mohli podat přihlášku. K tomu jsou nejlepší SMSky a remarketing na Google a sociálních sítích.
V únoru už budete dostávat přihlášky – nezapomeňte každému uchazeči potvrdit, ideálně v SMS, že jste přihlášku dostali a všechno je v pořádku. Vás to bude stát minutu času, uchazeče zcela oslníte. Pokud to uděláte vy a konkurenční škola ne, nastavíte nový standard a vykreslíte vaší školu jako moderní.
Duben
Nejdůležitějším okamžikem jsou přijímací zkoušky. Mějte na webu zveřejněné všechny informace – kdy a kde jsou, harmonogram, jak se do školy dostat, kde zaparkovat, co s sebou, jak budou zveřejněny výsledky… Ideálně to všechno pošlete i poštou v lidské formě.
Na samotnou zkoušku pak doporučujeme připravit pro všechny co nejlepší zážitek: malé občerstvení pro uchazeče (voda a tatranka stačí), tužku s logem školy (která je kvalitní a píše), občerstvení pro čekající rodiče, zástupce školy pro dotazy a tiché slideshow na stěnu. Nezapomeňte – soupeříte zde pouze s 1 konkurenční školou! Pokud uděláte výrazně lepší dojem, může jít uchazeč k vám i přesto, že nejste škola první volby.
Květen–Červen
Zde je vašim hlavním úkolem vyhodnotit celou kampaň – co se povedlo, co ne, jak jste zvládli všechny výzvy, odkud máme žáky oproti předchozímu roku apod. Zároveň jde o skvělý čas, kdy si připravit materiály a plán na příští rok (fotky, články).
Pokud chcete získat a udržet si náskok, vaše sociální sítě musí fungovat i přes prázdniny. Nejlepší variantou je vymyslet akci pro žáky, kdy vám budou posílat fotografie s logem školy (např. na tričku, placce nebo třeba s gumovou kachničkou) a vy tyto fotografie budete sdílet.
Vstupte do světa generace Alfa
