Jak si udělat Audit dne otevřených dveří zdarma na vaší škole

Jakub RohMarketingové tipy

S podzimním obdobím přichází sezóna dnů otevřených dveří. Jak ukazuje náš průzkum mezi středními školami, více než 80 % dotazovaných škol plánuje v tomto školním roce uskutečnit dva a více dnů otevřených dveří. Zároveň je však považují za jednu z největších výzev v marketingu školy. Mít perfektní den otevřených dveří se totiž vyplácí – podle loňských deváťáků byl nejdůležitějším důvodem pro volbu střední školy, kam v září nastoupili do lavic.

Každý uchazeč navštíví v průměru 1,7 dne otevřených dveří. Z tohoto čísla je patrné, že žáci jdou nejčastěji pouze na školu, na kterou plánují nastoupit, nebo jdou na dny otevřených dveří dvou škol, mezi kterými se rozhodují. Z toho také vyplývá, že největším úkolem učitelů na DOD už je pouze zájem uchazečů ničím neodradit – vše proto musí běžet perfektně od první minuty.

Už dávno jsou pryč doby, kdy uchazečům stačilo, že škola otevřela svou bránu a pustila žáky dovnitř. Ne. Moderní den otevřených dveří musí být zážitek. Žáci si možná nebudou pamatovat jméno vašeho ředitele, ale určitě si i po roce budou pamatovat, jak se na DOD cítili. Pojďme ale o krok zpátky – co nabídneme deváťákům, aby přišli právě k nám?

Každá škola má již zaběhnutý koncept, jakým své dny otevřených dnů realizuje. To může být problém. Uchazeči i žáci se drasticky mění a to, co fungovalo pár let zpět, již nefunguje. Na našich školeních často říkáme, že žádný Den otevřených dveří by neměl být stejný jako ten předchozí – není to proto, že by na ně stále chodili ti stejní lidé, ale proto, že je vždy možnost se zlepšit. Tím nejlepším, co byste mohli pro svůj DOD udělat, je Audit, profesionální zhodnocení vaší služby. Část Auditu si ovšem zvládnete udělat svépomocí.

Audit Dne otevřených dveří ve vlastních rukou


Audit DOD je založený na metodě tzv. “Mystery shoppingu”. Tu nejčastěji využívají sami provozovatelé různých obchodů a služeb k odhalení vlastních slabých míst. Vše spočívá v tom, že se výzkumník chová jako zákazník (podle předem připraveného scénáře), ale přitom vše hodnotí a později zapisuje do předem připraveného formuláře. U škol se tedy výzkumník chová jako uchazeč nebo jeho příbuzný a hodnotí celkový zážitek z DOD. Takto vypadá úryvek z naší finální zprávy:

Audit Dne otevřených dveří z dílny NZ jde ještě dál a má přidanou hodnotu – kromě samotné akce se soustředí i na zhodnocení událostí předcházejících a následujících po dni otevřených dveří, dojem z telefonické komunikace či zhodnocení dostupností informací na webu a to profesionálním auditorem. Takto vypadá úryvek z našeho auditu – inspirujte se:


Ve zjednodušené formě si ale můžete mystery shopping zrealizovat sami. Ve vašem okruhu přátel a rodiny se zcela jistě nachází osoba v ideálním věku, která s vaší školou nemá nic společného a bude ochotna vám pomoci. Poproste ji, aby jako nezaujatý pozorovatel s tajnou identitou na váš den otevřených dní přišla a prošla celou školu i program. Následně vám pak může dát zpětnou vazbu, prozradit, co nebyl úspěch či s čím byste měli do budoucna pokračovat.

Svého mystery shoppera můžete vybavit seznamem úkolů, které má v průběhu DOD splnit (tajně, aby nevyvolal podezření) a otázek, na které by měl odpovědět:

  • Podívej se na Facebook a webové stránky školy: šly informace o DOD dobře najít? Obsahovaly vše, co jsi chtěl vědět?
  • Zavolej či napiš do školy ještě před samotným DOD (Můžu přijít později, jaký je program apod.). Dostal jsi odpověď na svoji otázku? Byli na tebe milí?
  • Kdo tě uvítal? Představil se? Dostal jsi propagační materiály?
  • Splnila škola, co v programu DOD slíbila?
  • Byli tví průvodci vstřícní? Dokázali zodpovědět všechny tvé dotazy? Dostal jsi vždy stejné odpovědi na totožné otázky do různých lidí? Bylo snadné dostat se k informacím o konkrétním oboru?
  • Co se ti na DOD nejvíce líbilo a co nelíbilo?

Váš dobrovolník se sice nepodívá do hloubky jako profesionál, ale i tak budete (ne)příjemně překvapeni, kolik informací od tajného návštěvníka získáte. Přestože vám se můžete váš DOD jevit jako nepřekonatelný zážitek, lidé, kteří nezapadají do okruhu školy, mohou často upozornit na větší i menší problémy, kterých si jako pořadatel vůbec nemusíte všimnout. Z praxe víme třeba o protékajících záchodech, nevysypaných koších i učitelích a žácích, kteří vaši školu pomlouvají přímo na dni otevřených dveří. Toto jsou informace, které jinak ani nezískáte.

Stát se mystery shopperem ale můžete i vy – jděte se podívat na konkurenční školu. Zjistěte si termíny dnů otevřených dveří jiných škol, podívejte se, co propagují, co slibují a běžte se podívat, co na svém DOD reálně nabízí. Pocit spjatý s DOD dlouhodobě zabírá první příčky nejdůležitějších věcí, které žáky vedly k výběru své střední školy. Zjistěte, v čem je právě tato škola lepší než vy a kde jsou její slabiny. Zjistěte, co dělají jinak, co dělají navíc a u jakých činností se tvoří fronty. Ty nejlepší věci pak zkopírujte a udělejte z nich rutinu.

Když zkombinujete informace z Auditu s tím, co zjistíte od návštěvníků DOD z dotazníků, máte z velké části vyhráno. Nevšímá si vaše vítací studentská jednotka návštěvníků? Vyměnit. Nerozenají návštěvníci vaše učitele? Oblečte všechny jednotně. Má vaše hlavní atrakce špatné hodnocení? Je čas na nový koncept.

A nezapomeňte svůj den otevřených dveří neustále vylepšovat! Podívejte se na naše Marketingové tipy, čerpejte z průzkumů a pokud chcete získat velké množství rad, triků a návodů na co nejlepší DOD, přijďte na naše školení Den otevřených srdcí. Nebo si rovnou objednejte profesionální audit přímo od nás.

Zjistěte jak udělat váš Den D nezapomenutelným!

Přihlaste se na školení Den otevřených srdcí do 8. října!


Školení Den otevřených srdcí pořádáme v těchto městech a termínech:

Ostrava 9. října 9:30
Brno 10. října 9:30
Praha 11. října 9:30

Více informací o školení, ukázkové slajdy a přihlášku najdete zde.