Srpen
V srpnu byste měli sestavit či aktualizovat náborový tým, nejpozději v přípravném týdnu – typicky jde o skupinu 3-5 lidí s jedním vedoucím, kteří se starají o hladký průběh celého náboru. Nejdůležitější jsou jasně rozdělené role, tedy odpovědnosti za část kampaně. Typicky mívají školy následující role:
- Vedoucí náboru, analýza dat
- Sociální sítě
- Obsahový marketing, správa webu
- Kontaktní kampaň (dny otevřených dveří, návštěvy MŠ, školičky pro předškoláky, projektové dny...)
- PR a média
Pakliže je vás málo, bude jeden člověk zastávat více rolí současně. Lidé zodpovědní za jednotlivé části kampaně nemusí být v realitě ti, kteří danou část sami odpracují, ale zodpovídají za to, aby vše proběhlo správně. Např. člověk zodpovědný za sociální sítě nemusí sám nafotit a napsat všechny statusy, ale zodpovídá za to, že příspěvky budou pravidelně přibývat a za kvalitu těchto výstupů. Stejně tak člověk pro Kontaktní kampaň neodpracuje dny otevřených dveří sám.
Nepodceňte organizaci
Hned na začátku si nastavte jasná pravidla: tým se schází optimálně každý týden, nejhůře 1x za 14 dní, a to vždy ve stejném čase a na stejném místě. Školy, které toto nezvládnou zařídit a zakomponovat schůzky do ostatních povinností, se posouvají řádově pomaleji. Domluvte si také, jak spolu budete komunikovat - skupina na WhatsAppu pro rychlou výměnu informací a fotek, e-mail pro věci, které mohou počkat 1 pracovní den.
Září
První věcí, co byste v září měli udělat, je analýza konkurence. Podívejte se na školy v okolí a pokuste se určit, v čem jste lepší/horší. Také si udělejte alespoň přibližnou představu, odkud a proč rodiče své děti na ostatní školy hlásí. Výsledkem analýzy kromě jiného budou vaše silné stránky – ujistěte se, že je dostatečně jasně prezentujete na vašem webu. Jsou pro rodiče budoucích prvňáčků srozumitelné?
Dalším krokem je vytvořit si plán náboru. Zhodnoťe, zda budete pořádat pouze dny otevřených dveří, nebo k nim přidáte další zajímavé akce jako je např. školička pro předškoláky nebo projektový den pro veřejnost. Veškeré plánované aktivity pak zaznačte do tabulky včetně toho, kdo je za danou aktivitu zodpovědný. V jakýkoliv okamžik náboru se tak můžete podívat, co vás čeká a zda máte všechno připravené. Zároveň zkontrolujte, že plán dává smysl a jednotlivé kroky na sebe navazují (např. je lepší chodit na setkání s rodiči v MŠ před DOD, neboť je můžete zvát do školy).
Zkontrolujte také, že máte správně nastavené sociální sítě – Facebook a Instagram jsou v dnešní době nutností. Naučte se používat Meta Business Suite a pokud chcete inzerovat, nastavte si Facebook Business Manager. Na Facebooku budete informovat, co se chystá, co se stalo a sdílet fotografie. Instagram je jakýmsi památníkem školy. Respektujte pravidla těchto sítí.
A poslední věcí, co udělat v září, je aktualizovat webové stránky školy – aktualizovat data dnů otevřených dveří, doplnit informace k zápisu, zkontrolovat kontakty apod. Web je nejdůležitějším nástrojem náboru – každý rodič se tam podívá minimálně jednou. Jeho kvalitu a aktuálnost nesmíte podceňovat. Pokud nemáte moderní webové stránky, může vám v letošním náboru pomoci jednoduchá landing page.
Říjen
Zkontrolujte, zda máte veškeré materiály na propagaci (kvalitní fotografie, videa, atraktivní letáky s aktuálními a komplexními informacemi) - pokud ne, je nejvyšší čas začít je připravovat.
Zvažte tvorbu propagačních fotek nebo videa. Čím lepší fotky máte, tím lepší první dojem uděláte. A opět platí – lidé si dělají názor na věci během několika sekund, takže správnými fotkami jim můžete pomoc v tom udělat si na vaši školu dobrý názor. Video je v dnešní době nejefektivnější dálkový nástroj, jak předávat informace a emoce. Pro jednu školu jsme letos dělali video a mělo takový úspěch, že o 2 měsíce později nás škola požádala o druhé.
Nakonec se připravte na dny otevřených dveří a další plánované akce. Termíny už máte, teď nastal čas na obsah – co tam budete dělat? Kdo bude školou procházet? Na tohle všechno musíte získat odpovědi. Den otevřených dveří je nejdůležitější kontaktní část kampaně. Chcete letos rodiče oslnit? Inspirujte se, jak na úspěšný den otevřených dveří pro základní školy.
Říjen–Prosinec
Připravte se na realizaci dnů otevřených dveří a dalších aktivit naplánovaných na podzim. Protože je máte nachystané, je to pro vás hračka. Doporučujeme dny otevřených dveří dělat ve dny, kdy je má konkurence (čím větší konkurenční škola, tím větší výhoda pro vás). Z naší zkušenosti jsou nejlepší 2-3 dny otevřených dveří off-line a 1 on-line. Nezapomeňte také na to, že jeden termín by měl být o víkendu! Nezapomeňte akce v dostatečném předstihu propagovat.
Leden
Zkontrolujte, že máte na webových stránkách veškeré potřebné a aktuální informace k zápisu. Vyhněte se několikastránkovým .pdf souborům – informace sepište stručně a přehledně, rodiče vám poděkují. Inspirovat se můžete tady.
V lednu také doporučujeme spustit náborové on-line kampaně. Pokud chcete více uchazečů (ať potřebujete naplnit třídu nebo chcete mít kvalitnější žáky), čím více lidí o vaší škole bude vědět, tím více přihlášek získáte. A právě on-line kampaně jsou nejlepším nástrojem, jak o vaší škole dát vědět. Z naší zkušenosti v současnosti fungují nejlépe kampaně na Instagramu a Google, za zvážení ale stojí také Facebook a TikTok.
Leden–Duben
Probíhají dny otevřených dveří a další naplánované akce. Nezapomínejte akce dostatečně dopředu propagovat, připomínat blížící se termín zápisů, znovu oslovit všechny oslovené a připomenout se všem, kteří by k vám mohli podat přihlášku. K tomu jsou nejlepší SMSky a remarketing na Google a sociálních sítích. Ke komunikaci s rodiči můžete také využít pravidelné newslettery, kde připomenete např. blížící se akce nebo důvody, proč zvolit právě vaši školu.
Květen
Nejdůležitějším okamžikem jsou zápisy. Mějte na webu zveřejněné všechny informace – kdy a kde jsou, harmonogram, jak se do školy dostat, kde zaparkovat, co s sebou, jak budou zveřejněny výsledky... Ideálně to všechno pošlete i poštou v lidské formě.
Červen
Zde je vašim hlavním úkolem vyhodnotit celou kampaň – co se povedlo, co ne, jak jste zvládli všechny výzvy, odkud máme žáky oproti předchozímu roku apod. Zároveň jde o skvělý čas, kdy si připravit materiály a plán na příští rok (fotky, články).
Pokud chcete získat a udržet si náskok, vaše sociální sítě musí fungovat i přes prázdniny. Nejlepší variantou je vymyslet akci pro žáky, kdy vám budou posílat fotografie s logem školy (např. na tričku, placce nebo třeba s gumovou kachničkou) a vy tyto fotografie budete sdílet.
Letní akademie pro učitele
Intenzivní kurz uprostřed jižní moravy
